Arquivo

É evidente a necessidade de arquivar os documentos que à empresa chegam diariamente. Por conseguinte há necessidade de criar um espaço para recolher e guardar documentos da empresa/intituição com o objectivo de os conservar e assegurar respostas a todos os pedidos de consulta, provenientes dos diversos sectores.

Tipos de documentos

 Documentos de ligação - cartas, notas, impressos diversos, ...

Documentos de posição - fichas e registos diversos - documentação diversa, tais como livros, jornais, catálogos, ... 

Tipos de Arquivo

Quanto à Organização

Arquivos centralizado-é utilizado com mais frequência nas pequenas e médias empresas. O arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se num únco sector.

Arquivo descentralizado-é utilizado nas grandes empresas.Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio.

Quanto à frequência de consulta

* Arquivo activo- é constituído por documentos relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas frequentes.

* Arquivo semiactivo- é formado por documentos de consulta periódica.

* Arquivo inactivo- contem toda a documentação que por razões de ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservada. 

Condições inerentes ao local de instalação de um arquivo

Espço amplo, bem iluminado, sem humidade; acesso limitado por razões de segurança.

Condições inerentes ao local de instalação de um arquivo

*Registar os documentos;

*Classificá-los e ordená-los segundo o(s) critério(s) previamente definido(s);

*Sinalizar com toda a gama de materiais;

*Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade adequados;

*Actualizar o arquivo, libertando-o de elementos ultrapassados ou desnecessários.

Importância da classificação

*Encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os arquivar de maneira eficaz;

*Conservar os documentos em segurança, sem risco de deterioração.

Sistemas de classificação

Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos,... entre os quais serão repartidos os documentos ou objectos.

Principais

*Alfabética

*Numérica

*Ideológica

Derivados

* Alfanumérica
* Cronológica      
* Geográfica            
* Decimal
* …
  

Classificação alfabética

* A mais conhecida
* A mais simples
* Dicionários
* Lista telefónica
* Extensível
* Palavra-chave (1º substantivo próprio da rubrica)

Exemplos

* Rubricas com nomes de pessoas: 
Farmácia Magalhães=Magalhães(Farmácia)
* Rubricas com nomes geográficos: Siderurgia do Porto e Aveiro=Porto e Aveiro(Siderurgia)
* Rubricas contendo um nome publicitário: Sal de Mesa Vatel=Vatel(Sal de Mesa) Jornal de Charadas Esfinge=Esfinge(Jornal de Charadas)
* Rubricas de iniciais (TAP, RN, CP, ONU, INATEL,…) classificam-se na 1ª letra do conjunto de iniciais
* Rubricas com palavras-chaves iguais, classificam-se de acordo com a palavra seguinte:                        Sindicato dos Empregados de Escritório
  Sindicato dos Porteiros

 

Classificação numérica

* Pela ordem dos números
* Não tem limites
* Não podem intercalar-se novos elementos
* Documentos (notas de encomenda, facturas,…)

Classificação ideológica

* Por assuntos
* Adaptação às necessidades da empresa (forma dos objectos, funções,…)
* Exige pessoal especializado
* Utiliza em bibliotecas, discotecas, clubes de vídeo, farmácias…

Classificação alfanumérica

* De consulta demorada
* É necessário criar um índice alfabético
* Utiliza em matriculas de automóveis

Classificação cronológica

* Em função da data de emissão ou de recepção (ano-mês-dia hora)
* A aplicação mais usual e no arquivo da correspondência 

Classificação geográfica 

* Por região (distrito, concelho, cidade,…)
* Divisão do país em zonas (norte, centro, sul)
* Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas geográficas

Microfilmagem

Vantagens
* Redução do espaço ocupado (economia de espaço superior a 90%)
* Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos formatos dos originais
* Reprodução e distribuição a baixo custo
* Preservar os originais do extravio ou deterioração
* Mecanizar a procura dos documentos o que resultará numa maior de consulta
É aplicado no registo de correspondência, registo de letras e cheques, ficheiros de clientes e manuais técnicos.

Serviços onde é utilizada com maior frequência

* Bancos
* Bibliotecas
* Polícia
* Companhias de seguros